Integritetspolicy – Otiga Stockholm

1. Inledning

Som bemannings- och rekryteringsföretag tar vi på Otiga Stockholm emot och behandlar personuppgifter varje dag. Med personuppgifter avser vi namn, adress, personnummer och e-post. Ofta även information om personers bakgrund, såsom utbildning, betyg och arbetslivserfarenhet. Denna Integritetspolicy beskriver hur bolagen i Otiga Stockholm gruppen samlar in och hanterar personuppgifter med utgångspunkt i datalagstiftningen. Innehållet är relevant för våra kandidater, anställda, kunder och leverantörer. Denna policy gäller för moderbolaget Otiga Stockholm Sverige samt dotterbolagen.
Denna integritetspolicy är en samtyckeshandling och beskriver hur bolagen inom Otiga Stockholm gruppen behandlar personuppgifter. Vi ber dig därför att noggrant läsa igenom Integritetspolicyn innan du delar med dig av personuppgifter till oss.

2. För Otiga Stockholm´s medarbetare

För dig som är anställd av Otiga Stockholm behandlar vi personuppgifter i form av namn, adress, e-postadress, personnummer, fotografier, betyg och intyg om utbildningar och arbetslivserfarenhet. För din och vår säkerhet samlar vi även in kontaktuppgifter till dina anhöriga, som vi kan kontakta i en eventuell nöd- eller olyckssituation på arbetstid. För att kunna hantera löneutbetalning behandlar vi även ditt bankkontonummer. Vi kan också komma att behandla känsliga uppgifter som bland annat hälsotillstånd. Hälsouppgifter behövs i vissa fall för att vi som arbetsgivare ska kunna uppfylla våra skyldigheter.

Otiga Stockholm behandlar endast personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för arbetet. Det gäller även särskilt känsliga personuppgifter. När vi samlar in personuppgifter från anställda gör vi det utifrån olika syften:

– Att kunna erbjuda våra tjänster till våra kunder. Våra medarbetare är en viktig nyckel för att upprätthålla en god service och en bra relation till alla parter vi samarbetar med.

– Att hantera alla typer av personalärenden kring våra anställda, exempelvis i samband med löneutbetalning, semesterdagar, eventuella tvister eller diskrimineringsärenden. 

– Att optimera vår verksamhet, exempelvis genom demografiska studier.

3. För dig som är kandidat/arbetssökande hos Otiga Stockholm

De personuppgifter Otiga Stockholm behandlar om dig som kandidat utgår från de uppgifter du själv lämnar till Otiga Stockholm via vår webbplats eller genom kontakt med vår personal. Vi kommer inte att behandla dina personuppgifter utan att du först lämnat ditt godkännande genom att acceptera denna Integritetspolicy.

De personuppgifter vi kan komma att behandla om dig som kandidat är bland annat: namn, adress, e-postadress, personnummer, fotografier, betyg och intyg om utbildningar och arbetslivserfarenhet. Vissa av våra kunder ställer extra höga säkerhetskrav. Därför kan du även komma att få lämna bakgrundskontroller, kreditkontroll, hälsoundersökning och/eller drogtest i samband med en rekrytering. Sådana kontroller innehåller särskilt känslig information och du får alltid godkänna dessa kontroller innan de utförs. Om du ställer upp på att bli fotograferad, eller om du utan uppmaning från Otiga Stockholm lämnar fotografi på dig själv, samtycker du till att vi behandlar sådant fotografi i exempelvis interna rapporter eller marknadsföringssyfte.

Som en del i en bakgrundskontroll kan Otiga Stockholm även be dig att uppvisa ett utdrag ur belastningsregistret. Det är alltid du själv som beställer ett sådant utdrag. Utdraget kommer att öppnas av dig tillsammans med Otiga Stockholm och/eller Otiga Stockholm kund. Informationen i ett utdrag från belastningsregistret hanteras ytterst konfidentiellt och kommer aldrig att behandlas eller sparas av Otiga Stockholm. Vi kan emellertid komma att muntligen stämma av resultatet med vår kund i syfte att kunna tillhandahålla dig den tjänst du sökt via oss på Otiga Stockholm.

4. För dig som är kund eller leverantör

Otiga Stockholm kan komma att behandla personuppgifter till kontaktpersoner hos våra kunder och leverantörer. Dessa uppgifter består av namn, e-postadress, telefonnummer, arbetsadress, befattning och ansvarsområden. Otiga Stockholm behandlar våra kunders och leverantörers personuppgifter enbart i den utsträckning som det är nödvändigt för att vi ska kunna fullfölja våra tjänsteerbjudanden och säkerställa en bra leverans. Det är även avgörande för att vi ska kunna administrera våra relationer till våra kunder samt möjliggöra framtida affärssamarbeten.

5. Lagring av personuppgifter

Hur länge en personuppgift sparas hos Otiga Stockholm beror på vilken personuppgift som det rör sig om och syftet med dess behandling. Otiga Stockholm sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in, om inte annat föreskrivs i lag.

De uppgifter som våra kandidater och anställda själva registrerar i sin profil på vår webbsida läggs automatiskt in i Otiga Stockholm verksamhetssystem. Där kommer de att sparas så länge kontot är aktivt eller under pågående rekrytering eller relation. När anställda inte längre har en anställning hos Otiga Stockholm räknas kontot som inaktivt.

– Personuppgifter kopplade till en ansöknings- eller rekryteringsprocess sparas under innevarande år samt två år därefter.

– Anställningsavtal sparas under innevarande år samt sju år därefter. 

– Kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser (såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut mm) sparas under avtalstiden och därefter under tio år.

– Kontrolluppgifter sparas tills dess att Otiga Stockholm pensionsåtaganden upphört.

6. Personuppgifter för marknadsföringsändamål

Det samtycke som lämnats enligt denna Integritetspolicy täcker även att den information som du förser Otiga Stockholm med kan användas för marknadsföring och marknadsundersökningar. Syftet med det är att vi ska kunna förse kandidater, anställda, kunder och leverantörer med en bättre upplevelse och förbättra och optimera kvaliteten på våra tjänster. Det kan exempelvis ske genom att vi skickar ut viktig information, nyheter och uppdateringar som kan vara av intresse för dig. I det fall du inte längre önskar motta marknadsföring kan du kontakta oss och ange att du inte önskar bli kontaktad i detta syfte.

7. Användande av Otiga Stockholm webbplats och cookies

För en närmare beskrivning av den personuppgiftsbehandling som sker när du använder Otiga Stockholm webbplats, se Otiga Stockholm riktlinjer för cookies.

8. Användande av e-post

För att underlätta kommunikation och kunna kommunicera effektivt med våra kandidater, kunder, leverantörer och övriga intressenter använder Otiga Stockholm’s e-post.
Behandling av personuppgifter i e-post sker med stöd av avtal eller intresseavvägning i dataskyddsförordningen.
Du bör inte skicka känsliga personuppgifter eller integritetskänsliga uppgifter till oss via e-post. Våra e-postkonton rensas regelbundet i enlighet med vår e-postpolicy. Personuppgifter som förekommer i e-post kan komma att överföras till andra register och system inom Otiga Stockholm.

9. Skyddet för personuppgifter

Otiga Stockholm har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. För att säkerställa att alla insamlade personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder vi oss av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard. För att säkerställa integriteten för de personuppgifter som du lämnar via Internet kan vi komma att använda krypteringsteknik när vi överför sådana personuppgifter över Internet till våra servrar. Otiga Stockholm anställda och leverantörer är bundna av sekretessavtal och är skyldiga att följa Otiga Stockholm´s regler för informations- och IT-säkerhet, denna Integritetspolicy och andra interna föreskrifter som ytterligare reglerar behandlingen av personuppgifter.

10. Delning av personuppgifter mellan bolag i Otiga Stockholm

Otiga Stockholm delar som huvudregel personuppgifter som behandlar kandidater, anställda, kunder och leverantörer med samtliga bolag inom Otiga Stockholm gruppen. Delningen är nödvändig för att snabbt och effektivt kunna erbjuda kandidater och anställda relevanta uppdrag samt erbjuda den bästa kompetensen för Otiga Stockholm kunder. Det är även viktigt i syfte att upprätthålla goda affärsrelationer och möjliggöra framtida samarbeten. 

En förutsättning för delning av personuppgifter mellan bolag i Otiga Stockholm är att den företas i enlighet med denna Integritetspolicy och relevant personuppgiftslagstiftning.

11. Delning av personuppgifter utanför bolag i Otiga Stockholm

Otiga Stockholm kommer inte sälja, lämna ut eller sprida personuppgifter till tredje part, med undantag för vad som anges i denna Integritetspolicy. Inom ramen för vårt tjänsteerbjudande kan personuppgifter lämnas vidare till Otiga Stockholm´s kunder, leverantörer, underleverantörer, och samarbetspartners om det är nödvändigt för utförandet och tillhandahållandet av våra tjänster. I de fall det är nödvändigt kan Otiga Stockholm även komma att lämna ut personuppgifter till annan tredje part, såsom Otiga Stockholm´s leverantörer av bland annat löneadministration, teknisk support, drift av IT-system, externa testföretag eller leverantörer som hanterar jobbsökningar för vår räkning. Parter som Otiga Stockholm kan komma att lämna ut personuppgifter till kan befinna sig utanför det Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet, EES, vilket innebär att personuppgifter kan komma att överföras till länder utanför EES. Om Otiga Stockholm lämnar ut personuppgifter till Otiga Stockholm s leverantörer utanför EES kommer vi att vidta åtgärder för att se till att personuppgifterna fortsätter vara skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EES.

Vidare kan vi lämna ut personuppgifter om vi är skyldiga till det enligt gällande lag, domstolsbeslut eller om sådant utlämnande annars är nödvändigt för att medverka till en rättslig utredning. För det fall Otiga Stockholm omfattas av en omorganisation, sammanslagning eller försäljning kan vi överföra personuppgifter till den relevanta tredje parten, förutsatt att den tredje parten åtar sig att behandla personuppgifterna i enlighet med denna Integritetspolicy.

12. Personuppgiftsansvarig

– Aktiebolaget Otiga Stockholm Sverige, org.nr 559071-2997

Personuppgiftsansvarig för den behandling som sker avseende dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

13. Otiga Stockholm som personuppgiftsbiträde

Otiga Stockholm är i huvudsak personuppgiftsansvarig för våra lagrade personuppgifter. Det kan dock förekomma situationer där Otiga Stockholm inte är personuppgiftsansvarig utan enbart ett personuppgiftsbiträde åt tredje part. När Otiga Stockholm behandlar personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde sker det på uppdrag av tredje part och Otiga Stockholm är då bunden av de instruktioner som Otiga Stockholm fått av den personuppgiftsansvarige. I dessa situationer kan Otiga Stockholm inte garantera att sådan behandling kommer att ske i enlighet med denna Integritetspolicy. Otiga Stockholm kommer dock alltid att säkerställa att behandling av personuppgifter sker i enlighet med tillämplig lagstiftning och i möjligaste mån i enlighet med denna Integritetspolicy.

14. Undantag

Ibland annonseras tjänster från Otiga Stockholm på utomstående webbplatser som inte ägs eller administreras av Otiga Stockholm. Otiga Stockholm har inte granskat dessa webbplatser eller övriga webbplatser som innehåller länkar till Otiga Stockholm webbsida. Denna Integritetspolicy är inte tillämplig på behandling av personuppgifter som sker på sådana webbplatser och Otiga Stockholm är inte ansvarig för personuppgiftsbehandling på webbplatser som inte är en del av Otiga Stockholm webbplats. Denna Integritetspolicy är inte heller tillämplig på behandling som utförs av testföretag.

15. Dina rättigheter

Du som individ har rätt att kostnadsfritt, en gång per kalenderår, efter skriftligt undertecknad ansökan ställd till Otiga Stockholm på adressen nedan (under ”kontakta oss”) få besked om vilka personuppgifter som Otiga Stockholm behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling. Du som individ har även rätt att när som helst begära att vi blockerar, utplånar eller rättar dina personuppgifter. Du har alltid rätt att återkalla ett lämnat samtycke och meddela att du motsätter dig fortsatt behandling av dina personuppgifter.
Begäran om registerutdragskickas till Otiga Stockholm, se ”kontakta oss” nedan. Registerutdraget skickas normalt till dig inom en månad, till folkbokföringsadressen. Skulle det ta mer än en månad kommer vi informera dig om skälet till försening.

Du har enligt dataskyddslagstiftningen rätt att inge klagomål på en behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen på e-postadressen datainspektionen@datainspektionen.se

16. Ändringar i denna Integritetspolicy

Otiga Stockholm förbehåller sig rätten att revidera denna Integritetspolicy från tid till annan. Datumet för den senaste ändringen anges i början av Integritetspolicyn. Om vi gör några ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att publicera dessa ändringar på webbplatsen. Du rekommenderas därför att läsa denna Integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar.

17. Kontakta oss

Om du har några frågor gällande denna Integritetspolicy eller vår användning av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på dataskydd@otiga.se.